Eğitim Planlama Önerilerimiz
Eğitim Planlama Önerilerimiz
1- Önce Teşhis Koyun Sonra Tedaviye Geçin
Eğitimler çok önemli faydalar sağlarlar. Ancak mutlaka akılda tutulması gereken bir gerçek var: Eğitim bir araçtır; bir hedef değil.
Eğitim almak firmanızın bir konudaki ihtiyacını gidermede kullanabileceği araçlardan sadece birisidir. Eğitim almaya karar vermeden önce alternatif araçlarla, bir eğitim yatırımının geri dönüşünü (maliyetini ve getirisini) kıyaslamak önemlidir. Örneğin şirketinizin ihtiyacı müşteri memnuniyetinizi arttırmak olabilir. Bu durumda çözüm için çalışanlarınıza bir eğitim aldırmak dışında da çok sayıda alternatif geliştirmek mümkündür. Müşterilerin sizinle iş yapmasını kolaylaştıracak yeni bir sistem geliştirmek, müşterilere daha yakın olmak, müşteri beklentilerini ölçümlemek ve bunları karşılayacak çözümler geliştirmek gibi.
Bir çok firma maalesef eğitimle ilgili yola çıkarken bir teşhis yapmazlar. Genel yaklaşım piyasada hangi konularda eğitimler olduğuna dair bir liste yapmak ve bu listeden çalışanların veya yöneticilerin istekleri doğrultusunda birkaç eğitimi seçmek şeklindedir. Bu yaklaşımın geçerli olduğu durumlar olduğu gibi yetersiz kalacağı durumlar da vardır. Çünkü bir hastanın kendisine teşhis koyması ne kadar anlamlıysa çalışanların veya yöneticilerin de eğitim ihtiyaçlarını kendi başlarına belirlemeleri o kadar anlamlı olacaktır. En iyisi teşhisi, şirket içinde herkesle işbirliği içinde çalışarak ve mümkünse bir saha çalışmasının ardından uzman bir danışmanın, yöneticilerle birlikte şekillendirmesidir.
2- Önce En Zayıf Halkayı Güçlendirin / Kanayan Yaraya Pansuman Yapın
Bir eğitim alınmasına karar verilecekse şüphesiz ilk akla gelen, acil ihtiyaca karşılık verecek bir eğitimle başlamak olacaktır. Şirketiniz nerede para kaybediyor; en çok nerede fırsatlar elden kaçıyor; hangi kritik departmanın sonuçları tüm şirketin sonuçlarını olumsuz yönde etkiliyor? Hatırlamakta fayda var: "Şirketler en yetersiz elemanları ya da ekipleri kadar yeterlidirler."
Zayıf halkayı tespit etmek önemlidir. Çünkü diğer halkalar ne kadar güçlü olurlarsa olsunlar kurumunuzun başarısını sınırlayan, "en zayıf halka" olacaktır. Zayıf halka bir departman, bir ekip (satış, telefonla müşteri hizmetleri, finansman, üretim..) olabileceği gibi, kurum genelinde sonucu etkileyen bir beceri (iletişim, yaratıcılık, zaman yönetimi..) de olabilir.
3- Önce Yöneticilerinizi Sonra Diğer Çalışanlarınızı Eğitin
Atalarımızın dediği gibi; "Balık baştan kokar."
İyi performans gösteren, eğitimli çalışanlar kötü bir yönetici ile bir arada olduğunda kötü yönetici galip gelecek; yani çalışanların performansı zarar görecektir. Diğer bir deyişle zayıf halkanın yöneticiler olmaması çok önemlidir. Öte yandan önce (veya en azından çalışanlarıyla birlikte) yöneticilerin eğitimleri almış olması, diğer çalışanların yöneticileri ile aynı dili konuşması, onlardan eğitim ile ilgili konularda destek alabilmeleri ve yöneticilerin de eğitim sonuçlarını takip edebilmesini sağlar. Şu yönetim prensibini hep hatırda tutmakta fayda var: "Takip edilmeyen unutulur."
4- Eğitimleri Planlarken Önce Temel Soruna Odaklanın; Semptomlara Aldanmayın
Bir doktorun hastasıyla ilgilenirken önce görünen semptomları (vücudun belli bir bölgesindeki ağrı, sızı, bulantı, kaşıntı, uyuşma... gibi) öğrenip sonra bunların sebeplerini (tahlil, röntgen vs. yöntemlerle) araştırması gibi eğitim planlarken de semptomlar yerine gerçek problemlerin peşinde olmak ve kalıcı çözümler aramak gerekir.
Çalışanların fiziksel rahatsızlık, stres, gerilim, iletişim bozuklukları, işlerde birikme ve geç saatlere kadar çalışma, işleri sürüncemede bırakma vb. problemler yaşıyor olması, anlaşmazlıkların çoğalması, işten ayrılanların veya çıkarılanların sayısının yüksek olması hatta satışların düşüyor olması bile birer semptomdur. Bunlara bakıp "Stres Yönetimi", "Zaman Yönetimi", "İletişim", "Çatışma Yönetimi" gibi eğitimleri planlamak doğru bir yaklaşım olmayabilir. Bizim önerimiz eğitim planlamasında sıralamayı sorunun kaynağından semptoma doğru olacak şekilde şöyle yapmak olacaktır.
| 4.1 En Önce "Farkındalık Eğitimi" (Başarının Psikolojisi) Bir sorununuz olduğunu fark edene kadar sorununuz için hiçbir şey yapmazsınız. Eğer eğitimlerle bir düşünce, duygu ya da alışkanlık değişimi yaratılacaksa (ki amaç temelde öyledir.) önce katılımcıların mevcut düşünce, duygu ve alışkanlıklarını fark etmeleri, kendileri ile ilgili durumu izleyebiliyor ve yakalayabiliyor olmaları gerekir. Deneyimlerimiz gösteriyor ki, değişmesini, gelişmesini istediğimiz insanlar, eğitimlere çoğu zaman kendilerini değil başkalarını, (müşterilerini, yöneticilerini hatta çocuklarını, arkadaşlarını, eşlerini) değiştirmeye odaklı olarak geliyorlar. Odak noktasını kendileri yapmadan hiçbir eğitim yeterince anlamlı, verimli ve eğitime yatırılan paranın geri dönüşü de yüksek olmayacaktır. Kendini farketmek, bilinçli yaşamak, semptomları gidermekten daha zorlu bir iştir. Ancak çoğu zaman yapılması gereken, bir aspirin alıp baş ağrısını ertelemek ya da geçiştirmekten ziyade neden sürekli başımın ağrıdığını bulup sorunu kökünden çözümlemektir. |
|
| 4.2 Sonra "İçsel Değişim / Kişisel Liderlik" Eğitimi (Başarının Psikolojisi) Düşünceleri, duyguları, tavırları, alışkanlıkları değiştirmek hele de kalıcı olarak değiştirmek kolay bir iş değildir. İnsanın doğal eğilimi değişimi reddetmek, eski ve kolay olarak algılananı (her zaman kolay olan o olmasa da) sürdürmektir. O yüzden gelişimin ilk adımı çok önemlidir ve bir değişim arzusu, bir heyecan yaratmak; gelişim için ciddi kişisel kararlar alınmasını sağlamak şarttır. Tüm bunları sağlamak için insanın kendi hayatının, sonuçlarının, performansının sorumluluğunu alması, ne istemediğine değil ne istediğine odaklanması, başarabileceğini, değişebileceğini ve değiştirebileceğini hissetmesi gerekir. O yüzden ikinci aşama hızlı yol almaya değil doğru yolda olmaya dayanmalıdır. Strateji, yön, öncelik, hedef belirleme ya da genel anlamda bir "İçsel Değişim / Kişisel Liderlik" eğitimi bu aşamada sürece dahil olmalıdır. |
|
| 4.3 Sonra Kişisel Yönetim (Zaman Yönetimi, Yaratıcılık, Beceri Geliştirme vs.) Eğitimleri İlk iki adımdan sonra artık gelişim için ciddi bir karar vermiş, bunu nasıl gerçekleştirebileceğini görmüş, olumlu enerji içindeki insanların önceliği hızlanmak, daha kolay ve etkili şekilde ilerlemek, kendini, enerjisini, kaynaklarını en iyi şekilde kullanmak, yönetmek olabilir. |
|
| 4.4 En Son Stres veya Kriz Yönetimi Eğitimleri İlk üç aşamayı geçmiş insanların muhtemelen bir Stres veya Kriz Yönetimi eğitimine ihtiyacı olmayacağını çünkü sorunları zaten kaynağında çözümlediğini düşünebilirsiniz. Yaşanabilecek sorunlar da zaten bir kez daha bu dört adımlık sürecin ilk adımlarına geri dönülmesini ve daha doğru bir değerlendirmenin tekrar yapılmasını işaret ediyor olacaklardır. |
5- Zamana Yayılı Ama Yeterince Sık Eğitim Aldırın
Eğitimlerinizi mutlaka zamana yayın. (Aynı gruba aynı ay içinde yeni eğitim aldırmayın.) Bunun iki gerekçesi var. Birincisi her eğitimden sonra, eğitimde öğrenilenler için bir zihinsel sindirim süreci ve öğrenilenlerin uygulanabilmesi için yeterli fırsat sağlanması gerekir. İkinci sebep ise her yeni eğitim, önceki eğitimlerde öğrenilenler için bir tazeleme, soru sorma, takip ve geri bildirim fırsatı yaratır. Ancak takip eden eğitimler arasındaki zaman aralıklarının 3-5 aydan fazla olmaması da önemlidir. Çünkü geri bildirim ve takip sıcağı sıcağına yapıldığında etkili olacaktır.
6- Mutlaka Takip Edin
Eğitimlerin mutlaka takip edilmesi gerekir. Yoksa eğitimle yaratılan olumlu enerji, hareket ve gelişim ivmesi zamanla kaybolacak ve katılımcıların çoğunda eski alışkanlıklara dönüş başlayacaktır. Takip, birbirini destekleyecek şekilde üç tarafın ortak sorumluluğunu içerir; eğitimi alan kişinin yöneticisi, eğitmen ve eğitimi alan kişinin bizzat kendisi.
| 6.1 Eğitim alan ekibin yöneticisi sonuçların sürekliliğini sağlamak için eğitim sonrasında mutlaka koçluk yapmalı, destek olmalı, yol göstermeli, gelişimi zorlamalı ve daha yüksek performans istemelidir. İnsanlar kendilerinden beklenenleri gerçekleştirme eğilimindedirler. Bu yüzden yönetici eğitim sonrası herkesten öğrendiklerini uygulamalarını istemeli, beklemeli ve takip etmelidir. Yönetici bu söylenenleri yerine getirebilmek için mutlaka önceden uygulamalı bir "Koçluk Becerileri" eğitimi almış olmalı ve takibini yapacağı eğitim konusunda en önce kendisi, yeterli bilgi ve beceriye sahip olmalıdır. | |
| 6.2 Eğitmen, eğitim sonrasında grupla bağlarını sürdürmeli, e-posta veya telefonla bilgi alışverişinin yanısıra belli periyodlarda takip toplantıları ya da atelye çalışmaları planlanmalıdır. Ayrıca eğitim sonuçları saha çalışmaları, gizli müşteri uygulamaları, yazılı test veya anket gibi uygulamalarla takip edilerek yatırımın geri dönüşü daha da hızlandırılabilir. | |
|
6.3 Takip konusunda en önemli sorumluluk bizzat eğitimi alan kişinin kendisine aittir. Çünkü Galileo'nun da söylediği gibi; |
7- Eğitimciye Birebir Destek Olacak Bir Yönetici (Firma İçi Bir Sponsor) Atayın
Birçok firma bir eğitim firmasıyla anlaşıp kenara çekilmekte ve neredeyse bir mucizenin kendiliğinden ortaya çıkmasını beklemektedir. Eğitimcinin ve eğitim firmasının uzmanlığı vardır elbette. Ancak kurumsal ve bireysel gelişim sizin kurumunuz dışından birilerine tamamen devredebileceğiniz bir iş değildir. Bir ekip çalışması, işbirliği, karşılıklı destek gerekir. Eğitimcinin kurum içinden yetkili bir yönetici (bir firma içi sponsor) ile planlama, uygulama ve takip aşamalarında birlikte çalışması sonuçların verimini son derece olumlu yönde etkileyecektir.
Öte yandan bazen de eğitim alan kurumun yöneticisi, her şeyi kendisi kontrol etmeye ve isteklerini tek tek belirleyip hepsini karşılayacak bir eğitim firması bulmaya çalışır ya da kendileriyle çalışacak eğitim firmasını buna zorlar. Oysa eğitimcinin ve eğitim firmasının bilgi ve birikimine saygı duyulması gerekir. İçeriklerin tespiti, eğitim akışı, uygulamalar, zaman kullanımı gibi eğitimin verimini en çok etkileyecek ve birebir eğitimcinin uzmanlığına giren konularda eğitimciye hareket alanı bırakılmalı ya da en azından karşılıklı yapıcı bir fikir alışverişi ile çalışma şekillendirilmelidir.
8- Mümkün Olduğunca Eğitimlerinizi Firma Dışında ve Uygun Bir Mekanda Alın
Eğitim odaklanma gerektirir. Eğitimleri kendi firmanızda aldırmanın en olumsuz yanı katılımcıların kendilerini gündelik iş yoğunluğundan sıyırıp eğitime konsantre olamamalarıdır. Bölünmeler, yarım kalan bir işi aralarda tamamlama girişimleri, gelen telefonları cevaplama talepleri eğitimin verimini çok düşürecektir. Öte yandan eğitimlerin önemli getirilerinden biri motivasyon sağlamasıdır. Firma dışında alınan eğitimlerde bu etki nispeten çok daha yüksek olacaktır.
Eğitim mekanını seçerken sadece salonun fiyatına değil gereken eğitim koşullarını (alan, ısı, havalandırma, hizmetler, ışık, teçhizat..) taşıyıp taşımadığına da bakmak önemlidir. Bu konuda eğitimcinin önerilerine kulak vermeniz akıllıca olacaktır.
9- Eğitimi Verecek Kişiyi Önceden Sorun, Araştırın, Tanıyın
Profesyonel deneyimi olan, iyi eğitimli, kendini çok iyi yetiştirmiş ve işini severek yapan "eğitmenlerle" çalışmak önemlidir. Ancak eğitim dünyasında, pratik bilgi ve deneyimi olmayan akademisyenlerden, çok bilgili ve deneyimli ancak eğitmenlik konusunda yetersiz profesyonellere, işinden ayrılıp bu konuda çalışabileceğine inanan yöneticilerden, iş hayatını henüz pek tanımayan gençlere kadar çok çeşitli eğitmenlere rastlamak mümkündür. Bunların bir kısmı her türlü önyargıyı haksız çıkaracak şekilde başarılı da olabilirler. Ancak işinizi şansa bırakmamanızı ve eğitimcinizin profesyonel deneyimini, bilgisini, eğitimci geçmişini, referanslarını mutlaka araştırmanızı, önceden tanışıp şirketinizin kültürüne ve yapısına uygunluğunu görmenizi öneririz.
10- Bir Projede, Denediğiniz, Güvendiğiniz Bir Eğitimci ya da Eğitim Firması İle Sürecin Sonuna Kadar Birlikte Gidin
Alternatifleriniz Olsun. Ama "dereyi geçerken at değiştirmeyin." Çünkü eğitim sürecinde asıl gelişim, eğitimci ve katılımcılar birbirlerini tanıdıktan, ısındıktan ve bir gelişim ivmesi başladıktan sonra olur. Bu ivme sıcak tutulursa gelişim daha da hızlanır ve güçlenir. O yüzden istisnai durumlar haricinde eğitimlerinizi yıllık projeler şeklinde programlayın ve her projenizi güvendiğiniz bir eğitimciyle ve eğitim firmasıyla birlikte yürütmeye özen gösterin. (Ve tabii bu firma biz olmak isteriz:)))
11- Son Olarak: "Eğitim Bir Masraf Değil Bir Yatırımdır." En Ucuz Eğitimin Değil En Karlı Yatırımın Peşinde Olun
İyi planlanmış, yukarıda sıralanan önerilere uyularak yürütülmüş bir eğitim projesi, bir anlamda bir organizasyonun olumlu enerjisini, gücünü, motivasyonunu, bilgi ve beceri altyapısını çok yükseklere taşıyacaktır. Firma çalışanları kendilerine önem verildiğini hissedecek, her eğitimle biraz daha kaynaşarak bir ekip olacak ve ortak bir dil, ortak bir kültür ve bir sinerji ortaya çıkacaktır. Hatta çoğu durumda ortaya çıkan sonuçlara eğitim aldıran firmalar bile şaşıracaktır. Böyle bir eğitim projesinin maddi getirisi çoğu zaman maliyetini önemsiz kılar. Ancak maalesef eğitime profesyonel bir bakışla yaklaşılmayıp "ucuz" bir çözüm arandığında, çözüm kimseyi (ne eğitim firmasını, ne eğitim aldıran firmayı ve ne de eğitim alanları) yeterince tatmin etmemektedir.
En karlı yatırımlar sizlerin olsun